联合国《采购指南》修订版6.1-第十三章《合同管理》

联合国《采购指南》修订版6.1-第十三章《合同管理》

（全文请点击：联合国《采购指南》修订版6.1）

13.1 概况

合同管理是指合同授予后采取的所有行动，涉及的活动有：供应商绩效监控、合同修订、付款、合同终止、记录保留、合同文件维护等。

合同管理由项目经理/申购人负责，在采购流程中得到采购官员的支持。

本章对有效合同管理所需的关键活动进行说明。

13.2 供应商绩效监控

合同监控包括观察供应商的履约情况以确保按时交付正确数量的优质产品，且在预算范围内。

在标准合同中建立各种要求，根据供应商满足这些要求的程度，衡量绩效指标的实现情况。后者是评估正在履行的合同的工具（例如：质量标准、交付时间、检查、里程碑日期等）。履约控制确保供应商的履约情况符合合同要求，差异（若有）合理，并对合同进行修改以便在工程范围内反映商定的变更。

从可持续采购的角度来看，合同管理是一个关键阶段：这是实际提现可持续性效益的点，也是评估和监测关键绩效指标和其他软进度指标的点。在整个合同管理阶段，至关重要的是在整个合同期间与供应商就采购实体的可持续性预期和供应商的履约情况保持开放沟通。该阶段的经验教训和可持续性改进应反馈到后续的采购流程中。

13.2.1 货物

对于货物采购，采购官员必须通过以下措施监控货物的装运和接收：

1. 在要求装运日期前几天/几周跟进供应商，以确保货物在约定日期前做好装运准备；

2. 将任何计划变更通知给供应商、收货人和申购人/最终用户（例如，运输路线、发货日期等）；

3. 确保向各方提供所有相关货运单据。请参考第12.3.4条“货运单据”；

4. 如果采购活动延迟，如有必要，请求延长履约保函；

5. 从收货人处获得收货证明。收到货物后，收货人应根据所有货运单据对包装进行粗略检查，并报告货物的外部状况。如果有篡改的迹象，收据必须记录这些观察结果；

6. 在可能的情况下，应对包装进行称重，以确定申报重量和实际重量之间的差值，并将任何差异记录在报告中。如果与收货人的目的地不同，获取在最终目的地收到货物的证明。

用于合同监控的典型履约指标：

■ 要求交付日期和实际交付日期的比较：

■ 订购数量和交付数量的比较：

■ 订购和交付规格之间符合性的比较。

13.2.2 服务

在签订服务合同时，项目经理/申购人必须通过确保对合同中规定的交付品进行及时接收和验收（如：初始报告、进度报告、研讨会或培训课程报告、视频影片等）的方式来监控承包商的履约情况。

还应确保将有关供应商可持续性履约的履约指标、里程碑和检查点包含在招标文件中，并在合同管理阶段进行定期监控。

合同下的交付品必须得到申购人/业务部门的认可和批准，有时还必须得到最终用户的认可和批准（如适用）。此外，供应商、申购人/业务部门和最终用户必须随时了解合同的变更或修订（如任务日期、启动日期、利益相关方详细联系信息等的变更）。

用于服务合同监控的典型履约指标：

a）按照合同及时交付输出物；

）对联合国项目事务署请求的及时响应；

c）提供服务的质量。

13.2.3 工程

有效合同管理期通常从合同签署之时开始，到最终完工证书签发之时结束。在大多数情况下，合同管理的责任由负责工程的项目经理承担，该项目经理被称为业主代表，并在合同中明确指定，适用时，得到采购官员的支持（例如，处理合同修订等）。

表11列出了工程合同管理期间须考虑的最重要的活动以及不同人员须采取的行动。这些需要根据工程合同中的规定进行（详见第11.6.7条“工程合同中的重要规定”）。

13.2.4 检查

合同的监控和最终产品的评估可通过检查来实现。检查包括检查或测试产品，以确认其符合要求的规范。检查可由内部专家或签订一次性合约的检查代理进行，或通过既定的长期协议进行。

对于工程来说，最好长期驻留在现场，以确保在工程的所有阶段对施工进行充分的控制、测试和批准。现场监理可由内部工程师或承包监理服务的机构来执行。关于工程监理的更多程序，请参考OI施工监理。

质量管理是工程合同有效管理的重要组成部分，不应低估其所需的资源。如有疑问，IPMG可就不同类型建设工程的合理资源需求、人员配置和测试制度给出建议。

联合国项目事务署的工程合同包含有关装置、材料和工艺批准的具体条款，包括样品、检查、测试、拒收和缺陷工程的拆除。必须仔细遵循这些流程，并遵守相关的时间限制。

联合国项目事务署还可以根据第1.5.4.1条的规定，进行宣布和未宣布的供应商现场检查，作为其DRiVE方案（在供应商参与中交付责任）的一部分。

13.2.5 最终产品验收

最终产品的验收由申购人/业务部门负责，并由相关最终用户提供支持。然而，采购实体必须将这一信息记录和归档在案卷中，并将其用于付款，必要时采取纠正措施。

根据需求类型，进行的验收如下：

■ 货物。最终用户收到采购货物后，项目经理/申购人（在相关情况下听取最终用户意见）将向采购单位提供一份收货和检查报告（RIR）。这确认按照装箱单收到所有货物，并详细记录收到货物的状况，以及是否符合规定的规格。为此必须使用联合国项

目事务署的收货和检查报告标准模板；

■ 服务。采购官员必须收到项目经理/申购人的书面确认，证明已按照合同规定的条款圆满完成服务。申购人（在相关情况下听取最终用户意见）必须书面确认收到并验收合同中规定的所有交付品；

■ 工程。采购工程时，业主代表必须确保工程按照合同中约定的时间表进行。这项工作可以通过定期现场视察或通过负责管理工程合同的业主代表的进度或状态报告来完成。联合国项目事务署的工程合同有具体的工程验收程序，包括签发接收证书和最终完工证书。详见第11.6.7条“工程合同中的重要规定”。

13.2.6 在oneUNOPS创建收据（收入确认）

oneUNOPS 中的收据必须在交付时创建，从财务角度来看，这一流程很重要，因为它标志着根据IPSAS会计准则在企业资源规划系统中记录收入确认的时间点。

根据购买类型，即货物、服务或工程，交付有不同的含义。此外，对于货物，根据合同中使用的国际贸易术语，在不同的时间点和地点确认交付。表12显示了认为交付完成的时间，并列出oneUNOPS创建收据所需的文件。

13.2.7 供应商绩效评估

项目经理/申购人应在采购官员的支持下（在相关情况下听取最终用户的意见），对供应商的绩效进行评估。评估必须考虑整个合同期间供应商的经验。仔细记录合同履行情况以提供供应商绩效证明是非常重要的；发生争议时；以形成制度记忆，用于审计。

供应商绩效评估（SPE）对于所有价值在250,000美元或以上的采购活动都是强制性的，但对于价值较低的采购活动，也建议使用，并且必须使用oneUNOPS中的功能进行评估。这是采购流程中的一个强制性步骤，必须及时进行，不得超过合同完成后一个月。进行供应商绩效评估时，“合同完成”应指联合国项目事务署收到合同下的最后一批货物/服务/工程的日期（或合同终止的日期，如适用），不应包括工程的缺陷通知期（DNP）或货物保修期。如果供应商在缺陷通知期或保修期内的表现有所不同，之后应修改供应商绩效评估。

供应商绩效评估中至少应涵盖以下主题：

■ 货物、服务或工程的及时交付；

■ 根据合同交付的货物、服务或工程的质量；

■ 有效、及时的沟通和文件处理；

■ 表现出的对可持续性（社会、环境和经济）和/或创新的承诺；

■ 符合其他合同条款和条件；

如果承包商在履行联合国项目事务署合同的过程中表现出重大或持续的缺陷，导致合同提前终止、损害赔偿或类似行动，如供应商绩效评估所记录，PG负责人可在审查过程文件后决定，根据第33e条“供应商不合格”的规定，暂停该供应商继续为联合国项目事务署开展业务。

13.3 救济和终止

违约可使非违约方有权获得特定补救，包括赔偿非违约方因违约而遭受的任何损失。仲裁法庭将确定此类损害赔偿。此外，非违约方也可获得合同救济。此外，违约也可能导致合同终止。

13.3.1 货物和服务的违约赔偿金

如果招标文件中规定了违约赔偿金（见第6.5.2 条“细则和投标人须知”）并作为专用条款包含在合同中，则应按如下方式应用：

a）如果延误是不可抗力或承包商无法控制的其他事件造成的，不涉及承包商的过失或疏忽，且不可预见，并且承包商能够提供令人信服的证据证明此类事件的发生，或者如果延误是由于联合国项目事务署的疏忽（例如设计文件中的错误）或由于客户停止/延迟合同执行造成的，则不得采用违约赔偿金；

）如果延误是由于与承包商有关的任何其他原因造成的，并且这些原因给联合国项目事务署造成了损失，则必须采用违约赔偿金；

c）是否采用违约赔偿金或其适用范围的决定必须由相关PA做出，并传达给承包商。如果违约赔偿金的应用导致合同终止，必须按照第13.3.3条“终止”进行处理，包括通过法律顾问进行清算。

13.3.2 工程延误赔偿金

如果承包商未能在合同规定的完工时间（延长，如果是）之前完成工程，承包商必须按照合同中规定的金额，按其在接收证书所述实际完工日期之前（包括当日）未能完成工程的每一天支付延误赔偿金。

延误赔偿金应根据联合国项目事务署因延误而预计产生的额外运营成本计算。在投标时，应在明细表中作为每日费率（默认情况下，相当于合同价值的0.1%）列出，最高不得超过合同价值的10%，以便实施。更多详细信息，请参考第6.5.2条“细则和投标人须知”。

承包商还应赔偿联合国项目事务署因合同或与合同有关而聘用任何顾问应支付的任何额外费用，这些费用是由于承包商未能在完工时间内完成全部工程而应支付的。如果延误赔偿金的应用导致合同终止，必须按照第13.3.3条“终止”进行处理，包括通过法律顾问进行清算。

13.3.3 终止

合同终止要么是出于双方的便利，要么是一方因另一方违约而终止合同。对违约的救济方法通常包括赔偿非违约方因违约而遭受的任何损失，此类赔偿金通常是补偿性的。在所有终止的情况下，必须事先向法律顾问咨询并寻求建议。

联合国项目事务署的工程合同包括具体的子条款，详细说明联合国项目事务署（业主）可以终止工程的条件、应遵循的程序以及随后对截止至终止点完成的工程的估价。应注意，承包商也有权在某些特定条件下终止合同或暂停工程，这些条件主要与联合国项目事务署的付款延迟有关。同样，具体的子条款详细说明了承包商可以终止合同的条件、应遵循的程序以及随后对完成工程的估价。因此，联合国项目事务署必须遵守其所有合同义务。

如果因违反关于矿藏、性剥削和/或工作中的基本原则和权利的保证而终止合同，联合国项目事务署有权在通知供应商后立即终止合同，且不承担任何责任。然而，如果采购官员得知与联合国项目事务署供应商有关的此类情况，则必须立即向PG 的可持续性专家（sustainable.procurement@unops.org）和法律顾问寻求如何处理这一情况的建议。

13.4 争议解决

合同应当明确，供应商和联合国项目事务署的责任和义务必须明确界定，以尽量减少争议和分歧的可能性。作为一个良好惯例，对于复杂的货物和服务合同，建议创建一个简单明了的责任矩阵，作为合同的一个附件。然而，无论合同起草得多好，合同执行管理得多好，争议都可能会出现，而且确实会出现（关于联合国项目事务署合同内容的更多指南，见第11条“合同文书”）。

联合国项目事务署工程合同中详细规定了处理索赔、争议和仲裁的程序，应认真遵守这些程序和时间表。对所有可能引起索赔和/或争议的情况保持良好记录尤为重要。

和解是争议解决过程的第一步。为达成和解而进行的所有谈判都以开放妥协为基础，因为这通常比其他争议解决方法的成本更低。联合国项目事务署必须尽力始终通过协商解决争议。如果无法协商或协商失败，可以采用更正式的争议解决手段。调解是一种私下解决争议的方法，将争议提交给商定的公正第三方，该第三方的权力不具约束力。

仲裁也是双方同意的争议解决方法，但仲裁员有权做出有约束力的判决。合同双方通常在合同中加入仲裁条款，同意仲裁。可以在联合国项目事务署所有标准合同的合同通用条款中找到此类条款。联合国项目事务署合同规定，如果需要仲裁，将根据《联合国国际贸易法委员会仲裁规则》进行。这些规则仅涵盖程序问题，即与仲裁如何进行相关的问题，包括仲裁员的选择。

联合国项目事务署工程合同包含有关索赔、争议和仲裁的具体条款。在工程合同的具体情况下，应区分向业主代表提出的常见项目相关索赔和向联合国项目事务署提出的索赔。

向业主代表提出的项目相关索赔是承包商向业主代表提出的请求，如工程进度款、延期、变更、附加费用等请求。此类请求是工程日常管理的一部分，联合国项目事务署人员无需向联合国项目事务署法律顾问报告。但是，如果业主代表拒绝此类请求，并且有任何迹象表明承包商可能根据合同就业主代表的决定提出争议，则应尽快向联合国项目事务署法律顾问报告。

此外，如果有任何迹象表明，有人提出索赔或请求，即使部分涉及联合国项目事务署的行为、错误或疏忽，或涉及人员或财产损失，则应尽快向联合国项目事务署法律顾问报告。更多信息，请参考OI索赔报告。

13.5 付款

财务管理和付款是指及时处理符合合同条件的发票付款，审查合同变更所产生的财务问题，以及清算财务担保（即发还履约和预付款保函），前提是要求提供此类保函的理由不再存在。

联合国项目事务署合同管理人员应确保付款期限和条件与合同文件中的规定一致。以下示例包含货物、工程和服务的标准付款期限：

a）对于货物采购，付款期限为收到货运单据和发票后满30 天。或者，可以考虑在货物装运时支付80%，在最终目的地交货和验收时支付20%。

在特殊情况下，如果使用交货条款DAP（或当使用另一个国际贸易术语条款时，供应商自行承担风险和费用，在货物到达约定目的地（D组）时提供货物，则在收到货物后30 天内付款。作为付款单据的一部分，供应商必须提供一份交货单，确认收货人已经收到货物；

）对于服务采购，付款期限为收到发票以及根据合同交付/验收与付款相关交付品后满30天；

c）对于工程采购，付款期限取决于所选合同形式。所有付款都被视为“期中付款”，直到完成最终付款：

■ 小型工程合同：承包商根据合同价格和付款明细表中规定的时间向业主代表提交发票，联合国项目事务署在30天内向承包商付款；

■ 简明格式合同：承包商根据付款明细表中规定的时间向业主代表提交一份报表，联合国项目事务署在28天内向承包商付款。在签发接收证书后28天内，承包商向业主代表提交截至实际完工之日所有应付款项的最终报表，联合国项目事务署在28天内再次向承包商付款。最终完工证书签发后七天内，承包商提交其最终账目，联合国项目事务署在28天内支付最终款项；

■ 计量价格合同和总包合同：承包商根据付款明细表中规定的时间向业主代表提交一份报表。业主代表在28天内签发期中付款证书。之后，联合国项目事务署在期中付款证书签发之日起30天内向承包商付款。在签发接收证书后60天内，承包商向业主代表提交截至实际完工日期的所有应付款项的最终报表，业主代表在28天内再次签发期中付款证书，供联合国项目事务署在签发临时付款证书后30天内付款。对于最终付款，承包商总共有56天的时间提交附有所有证明文件的最终报表，业主代表有最多28天的时间签发最终付款证书，联合国项目事务署从最终付款证书之日起有30天的时间完成付款。

了解适用于每份合同的具体付款期限非常重要。合同还包括在付款前必须提交的所有文件的详细信息。

关于设计和建造合同，请参考合同的付款期限。

付款请求通过oneUNOPS中的付款申请传送给财务部门，财务人员应进行付款，以维持执行采购流程的采购人员与进行付款的财务人员之间的职责划分。购买职能和支付职能的分离是职责划分原则（见第2.8条“职责划分”）中的一个关键因素，所有付款都必须遵守。

13.5.1 第三方付款

联合国项目事务署不进行任何第三方付款，即支付给签约实体以外的其他方（尽管联合国项目事务署可能在特定情况下征求法律顾问的意见后根据其工程合同直接支付给分包商）。但是，如果负责合同审批的相关PA认为情况需要联合国项目事务署向第三方付款，那么PA必须在签署合同或采购订单之前与FG 负责人协商并获得批准。一旦第三方付款获得批准，第三方的名称、地址和银行详细信息必须包含在合同文件中，除非供应商的银行详细信息已经输入到oneUNOPS中。如果联合国项目事务署在合同开始后发现是第三方付款（例如：任命一名接收人），此事应提交给PG负责人，PG负责人可在必要时咨询FG负责人和总法律顾问，以寻求适当的解决办法。

13.5.1.1 税费

联合国项目事务署免交所得税等直接税，并对重要采购征收的销售税和增值税等间接税享有免税/退税的权利。虽然在一些国家，政府对间接税实行完全免税，但在另一些国家，联合国项目事务署可能需要先缴税，然后申请退还。如果购买的货物、服务或工程是为了联合国项目事务署自身的需要（即办公室家具等行政管理支出），付款和退还必须遵循东道国协议中规定的条件（通常由联合国项目事务署预付增值税，并通过向政府提出申索或向供应商提供正式免税证书得到退还）。当联合国项目事务署必须预付税款时，向供应商发出的采购订单将有一行包含间接税金额。

包括联合国项目事务署在内的联合国的政策是，所有采购都是“重要的”，因为它们是经常性的，是联合国项目事务署开展官方活动所必需的。联合国项目事务署办事处应与相关外交部联络，以确保退税。

关于如何从财务角度处理联合国项目事务署增值税的更多指导，请参见“增值税（VAT）会计指导说明”。

13.5.2 预付款

详细信息，请参考第11.1.4条。

13.6 修订、延期及续约

合同修改是对合同执行过程中出现的变化的处理，通常涉及最初没有预料到但没有争议的成本或要求的变更。变更管理既包括避免不必要的变更，以及将必要的变更纳入合同。采购官员负责：

a）协商成本、计划、质量和性能方面的合理合同变更，确保合同得到修订，使其在任何时候都能够确定双方在合同下达成的预期。修订必须记录在合同文件中；

）确保变更条件在成本、时间和质量方面均是合理的、无可非议的；

c）如果合同修订是延长合同期限，必须在原始合同到期日之前就此类修订提出请求并进行审查、批准和签署。合同到期后不可追溯合同延期。就工程合同而言，没有合同到期日，因此没有必要或不适当延长合同期限。

对于建设工程，变更管理在合同条款和合同机制内处理，如变更、指示、索赔和确定。

13.6.1 合同修订

对于货物和服务，合同修订源于客户或最终用户对合同的微小变更或补充请求，或者源于发现有对合同进行调整的需要，以便明确反映合同双方的预期。

延长现有合同的期限也被视为合同修订。

一旦授予并签署了合同，只有在合同条款要求修改时，或者在同一供应商提供额外的相关货物、服务和/或工程以推进原始合同的执行时，才允许修订合同，前提是需要获得相关PA的书面批准并根据需要接受相关合同和财产委员会的审查。

对于任何修订，申购人应提供书面理由，证明新的招标不符合本组织的最佳利益。合同修改不得用于对待交付货物、服务或工程范围的实质性修改。

修订合同时应考虑以下要点：

1. 涉及财务问题的修订必须得到申购人和相关PA的批准，并可能需要相关合同和财产委员会的审查。对合同有财务影响的所有变更必须以书面形式写入正式合同或通过采购订单变更单进行；

2. 审核和授予要求。应根据既定的财务阈值（如第2.5.2 条“授权”和第9.4 条“合同和财产委员会审查范围”中所述）向相关合同和财产委员会和/或PA提交修订请求以供审查和/或授予，除非修订是在应急费下完成的，详情如下。对于需要合同和财产委员会审查的提交材料，应使用合同和财产委员会总部系统（修订流程）。直接向PA提交请求时，应使用合同修订请求模板；

3. 根据第10.1.1条的规定，在批准的应急费金额范围内对货物和服务合同进行的修订可以不经合同和财产委员会进一步审查即可进行处理，前提是该修订在批准的应急费金额范围范围内，并且只有在原授标批准的项目数量发生变化但单价没有变化的情况下，除非货物价格包括运费，在这种情况下，单价可能发生变化，因为运费成本与订购项目的数量有关。应急费范围内的此类修订可由具有适当授权的人员内部批准（见第2.5.2条“授权”中的表1）；

4. 工程合同的修订，包括在应急费下进行的修订，应根据第13.6.2条进行处理；

5. 修订必须在修订提议生效日期之前进行，并且总是在合同到期日期之前（工程合同除外，因为此类合同没有固定的结束日期）。如果合同已经到期，必须向法律顾问寻求法律建议；

6. 若修订合同以提高价格，采购官员必须对价格的合理性进行分析。无论单价相对于原始合同是相同还是不同，都要进行，因为在修订合同的情况下保持原始单位费率不一定能保证这些费率是合理的，因为市场可以发展，市场费率可以降低也可以增加，如果追加数量高于原始数量，可能会有批量折扣，而且原始合同可能签署于很久以前。必须清楚地解释和证明与原始单价的偏差。如需要协商，必须至少有两名联合国项目事务署人员参与协商，并且必须将一份由双方代表签署的书面报告作为文件说明；

7. 修订必须采用书面形式。标准合同修订模板应用于服务或工程合同的修订。根据采购订单购买货物时，必须向供应商发出修订后的采购订单；

13.6.2 工程变更管理

在基础设施专业管理和实施过程中，始终需要有效的变更管理，包括处理合同执行过程中出现的变更。招标过程和后续合同仅包括计划的工程和范围。然而，所有工程都包括未知的和不可预见的因素，因此，变更应被视为工程合同管理的常规内容。

工程的大部分变更都不需要修订，但将通过业主给承包商的指示，根据合同中已商定的条款进行。

例如，工程合同没有固定的结束日期。工程最终完工时，合同即终止。此类合同包含完工日期，即工程完工的目标日期。如果承包商在该日期之前没有完成工程，则没有必要修改合同。承包商要求并有权延长时间——在这种情况下，业主代表将同意延长（目标）完工日期；或者承包商无权或未要求延长时间——在这种情况下，业主有权向承包商申请延误赔偿金。

工程范围的变化将通过一项变更来完成，即业主代表指示完成更多或更少的工程。一项变更可包括：

a. 合同中包含的任何工程项目数量的变化（但是，此类变更不一定构成合同变更）；

. 任何工程项目的质量和其他特征的变化；

c. 工程任何部分的水平、位置或尺寸的变化；

d. 任何工程部分的遗漏；

e. 永久工程所需的任何额外工程、装置、材料或服务，包括任何相关的完工测试、钻孔以及其他测试和勘探工作；

f. 工程实施顺序或时间的变化（包括提前或推迟完工时间）。

变更不需要合同修订：但是，在联合国项目事务署内部，根据以下两种情况，对变更进行不同的处理：

1. 如果变更基于合同中已经包含的项目费率，并且变更的估算值在根据第10.1.1条授予本合同的应急费金额内，则不需要合同和财产委员会的进一步审查，并且变更可由具有适当授权的人员在内部批准（见第2.5.2条“授权”中的表1）。

2. 如果变更不是基于合同中已经包含的项目费率，或者变更的估计价值超出了授予本合同的应急费金额，或者如果变更是针对原始合同中未包含的新项目，则变更将被视为联合国项目事务署术语中的“修订”，以确定其审查和授予阈值。此“修订”可由具有适当授权人员批准（参见第2.5.2 条“授权”），相关时，再提供给合同和财产委员会审查（根据第9.4.1 节“合同和财产委员审查的门槛金额”中的表7）。一旦获得批准，合同的变更将以发给承包商变更工程的指示的形式存在，而非修订。

关于工程合同中应急费使用的进一步说明：

• 应急费应是固定的，并限于授标中批准的金额，仅适用于正变化（由于合同中包含的项目数量增加），即应急费不能因其他合同项目的负变化或遗漏而改变。

• 如果已批准的工程设计和工程合同包括“暂定金额”，且该金额已包含在已批准的授标中，则可直接使用，前提是该金额适用于合同暂定金额中确定的费率，且不得将如此使用的暂定金额的数额从已批准的应急费中扣除。但是，如果暂定金额的使用不是基于合同暂定金额中确定的费率，则应根据上文第2点将其按“修订”处理。

13.7 合同完成

合同完成包括所有义务均已履行的确认、任何剩余义务和完成步骤的确定、最终付款结算、承包商评估以及文档的行政收尾。

采购官员必须核实以下活动已经进行：

■ 所需的所有产品和/或服务均已提供给买方；

■ 合同文档中的文件足以说明所有合同项目均已接收并正式验收；

■ 合同中没有未决的索赔或调查；

■ 联合国项目事务署提供的任何财产均已归还联合国项目事务署，数量和状况方面的不符情况已解决；

■ 与合同价格修改和变更相关的所有举措均已结束；

■ 所有未决分包问题均已解决；

■ 如涉及部分或全部终止，则行动已完成；

■ 所有保修文件的原件，包括到期日期、责任和遵循的程序已最终确定；

■ 任何要求的合同审计已经完成；

■ 最终发票已经提交并支付。

联合国项目事务署的工程合同包含合同完成和收尾的具体程序，包括：

■ 承包商通知工程或部分工程的已达到基本完工阶段；

■ 签发接收证书，说明工程或工程相关部分基本完工的日期，或通知工程或工程相关部分存在影响达到实际完工的缺陷或不足；

■ 由联合国项目事务署接管工程；

■ 缺陷通知期；

■ 缺陷通知和整改；

■ 签发最终完工证书。

在业主代表向承包商签发最终完工证书之前，不应认为承包商的义务已完成，该证书还确认了缺陷通知期内所有已确定的缺陷已经全部解决。

13.8 财产处理

关于财产处理的详细说明，请参考OI固定和无形资产管理。

13.9 文件维护

采购官员必须为每项采购建立采购文件。除了记录采购流程的信息，文件必须包含成功管理合同所需的所有信息。合同的任何澄清或变更问题都必须完整记录在该文件中。为了在整个合同管理阶段提供意见，申购人/业务部门通常会有一个单独的文件，其中有一份合同副本，作为项目管理文件的一部分。

根据透明和问责的采购原则，并为了便于对联合国项目事务署业务进行内部和外部审计，采购流程中的每一步都应记录在案并存档（硬拷贝和/或电子版）。采购文件应被视为机密文件，只有在“OI 信息披露”和本“采购手册”中规定的情况下（例如：依据第6.6.2 条的招标通知、依据第10.2.1 条的合同授予），或者在沟通负责人和总法律顾问批准的情况下，才能公开或向第三方披露。

对于使用电子采购系统处理的采购流程，其中包括的文件，即招标文件、开标报告、收到的标书、评标小组批准、评标文件、评标澄清、授标批准等，不需要保存在其他电子或物理归档系统中。

必须在每个业务部门建立一个标准档案系统以及一个能够跟踪文件的编号系统，以便创建审计跟踪，便于采购活动的管理。建立采购流程文件记录的合理例行程序，包括确保符合OI文件保留规定，是进行采购的业务部门的主管/经理/负责人的责任。

采购文件的归档必须根据采购流程中涉及的各采购步骤进行。这些步骤可能因所遵循的采购程序而异（例如：联合国项目事务署与世界银行）。对于工程合同，除了采购归档要求之外，现场文件记录也是必不可少的，应实施详细的归档系统，对所有信件、图纸、质控、测量、付款、变更、指示、会议记录、照片、报告、承包商提交文件、计划等进行归档。应对文件进行系统的备份，以确保信息不会丢失。

采购官员必须就每种情况开一个采购文件；采购文件必须在采购活动的最后一笔交易完成后保存七年。对于长期协议（LTA），在整个长期协议期间，为合同及其所有相关文件（修订、延期、修改、发送给供应商或供应商发出的公函、关键绩效指标报告、支出报告等）保留一个单独的文件非常重要。

通常情况下，采购文件将包括以下相关信息/文件，原始形式以及在适用情况下签名的格式：

■ 请购单；

■ 要求定义（说明、通信、与申购人的沟通、使用品牌名称的理由等）；

■ 采购信息，包括采购方法和竞争类型的合理性；

■ 签字的候选名单；

■ 签字的招标文件，包括附件，如规范/任务大纲/工程说明书/设计文件/可退回的工程进度表和签发证明（附信副本、电子邮件副本、传真收条等）；

■ 对招标文件的修订（包括PA的修订批准）和任何其他澄清以及与供应商的通信；

■ PA指定开标小组和技术评标小组；

■ 标书接收报告副本；

■ 开标报告；

■ 收到的所有报价书（技术、商务、符合的和不符合的）；

■ 从供应商处收到的任何投标保函的副本（原件保留在保险柜中）；

■ 评标报告；

■ 澄清记录（若有）以及与供应商相关的通信；

■ 授标请求或提交给合同和财产委员会投标文件；

■ 合同和财产委员会总部（HQCPC）或地方合同和财产委员会（LCPC）的会议纪要，以及行政首席采购官（ECPO）或区域总监（RD）的决定；

■ 原始合同/采购订单（PO）；

■ 从供应商处收到的任何预付款保函或履约保函的副本（原件保存在保险柜中）；

■ 投标抗议；

■ 与承包商之间关于采购流程和合同管理的通信（如电子邮件、会议纪要、电话）；

■ 会议、电话等记录；

■ 合同/采购订单的修订；

■ 关于工程索赔、变更和修订的书面决定；

■ 合同中规定的工程所需的保险凭证和担保的副本；

■ 合同中规定的任何所需进度报告和/或其他里程碑交付证明；

■ 收货证明；

■ 接收和检查报告；

■ 申购人/最终用户的验收报告；

■ 工程接收证书；

■ 工程最终完工证书；

■ 保险索赔；

■ 付款证明；

■ 供应商绩效评估表。（来源：财政部国库司）